The posting
Om de verdere groei van de afdeling Bouwschil te ondersteunen, zijn we op zoek naar een sterke en nauwkeurige Back Office Coördinator.
Als Back Office Coördinator ben je de centrale spil tussen klant, sales, pre-sales, werfleiders en de verschillende interne diensten. Vanaf het moment dat sales een verkocht dossier heeft ingegeven in het CRM-systeem, neem jij de verdere administratieve en operationele opvolging in handen.
Je rapporteert rechtstreeks aan de COO.
Jouw verantwoordelijkheden
Je bent verantwoordelijk voor de volledige backoffice en administratieve coördinatie van de bouwschilprojecten:
- Je neemt elk verkocht dossier over zodra sales dit heeft ingegeven in het CRM-systeem en controleert of alle noodzakelijke informatie aanwezig is.
- De technische controles worden ingepland door het pre-sales team. Jij bewaakt de verdere opvolging en zorgt dat de resultaten correct en tijdig worden verwerkt.
- Samen met de werfleiders volg je op of hetgeen verkocht werd technisch correct en uitvoerbaar is en of eventuele aanpassingen correct worden verwerkt.
- Je bewaakt wijzigingen en uitbreidingen van dossiers en controleert dat hiervoor steeds de nodige goedkeuring van de klant aanwezig is.
- Je volgt de volledige werfplanning op en zorgt voor een correcte en actuele registratie in het CRM.
Een belangrijk onderdeel van jouw functie is de coördinatie van combiwerven. Wanneer bij één klant verschillende werken worden uitgevoerd – bijvoorbeeld dakrenovatie, buitengevelisolatie en ramen & deuren – zorg jij ervoor dat de verschillende werfleiders hun planning en uitvoering optimaal op elkaar afstemmen.
Je bewaakt hierbij de juiste volgorde van de werken, signaleert mogelijke conflicten in de planning en zorgt ervoor dat de verschillende afdelingen als één geheel samenwerken richting de klant.
Daarnaast:
- sta je in voor de bestelling van materialen en volg je deze op tot de correcte en tijdige levering op de werf;
- bewaak je het stockbeheer en de correcte registratie van materialen;
- volg je de uitvoeringstermijnen van de werven op en rapporteer je afwijkingen proactief;
- beheer en verzamel je de nodige premiedocumenten voor klanten en zorg je ervoor dat deze dossiers administratief correct en volledig zijn;
- zorg je voor de noodzakelijke RSZ-aangiftes voor de werven en bewaak je dat deze tijdig en correct gebeuren;
- zorg je ervoor dat uitgevoerde werven administratief snel en correct kunnen worden afgesloten;
- volg je samen met de dienst facturatie op dat voorschotten, uitgevoerde werken, meerwerken en eindafrekeningen snel en correct worden gefactureerd;
- factureer je niet zelf, maar bewaak je actief de voortgang van de facturatie;
- volg je openstaande betalingen mee op en draag je bij aan een zo laag mogelijk debiteurenniveau;
- signaleer je knelpunten en vertragingen tijdig aan de betrokken collega's en de COO.
We zoeken iemand die structuur, overzicht en snelheid kan brengen in een omgeving waar dagelijks veel werven tegelijkertijd in verschillende fases zitten.
Je bent administratief zeer sterk, maar beschikt ook over voldoende technische affiniteit om bouw- en renovatiedossiers te begrijpen. Je bent iemand die zelf ziet wanneer iets ontbreekt of dreigt fout te lopen en onderneemt actie vóór het een probleem wordt.
Daarnaast:
- spreek en schrijf je vlot Nederlands en Frans;
- werk je zeer nauwkeurig en gestructureerd;
- ben je sterk in planning, organisatie en opvolging;
- communiceer je vlot met klanten, sales, werfleiders en interne diensten;
- durf je collega's aan te spreken wanneer acties of informatie ontbreken;
- kan je zelfstandig prioriteiten bepalen;
- heb je affiniteit met bouw, renovatie of technische dienstverlening;
- ben je vertrouwd met CRM- en planningssystemen;
- behoud je het overzicht, ook wanneer tientallen dossiers gelijktijdig moeten worden opgevolgd.
Jouw rol binnen de organisatie
Je bent veel meer dan een administratieve medewerker. Je bent de administratieve spil achter de afdeling Bouwschil.
Sales zorgt voor de verkoop, pre-sales voor de inplanning van de technische controles en de werfleiders voor de technische uitvoering. Jij zorgt ervoor dat alle schakels perfect op elkaar aansluiten.
Van technische controle tot planning, van materiaalbestelling tot combiwerf en van uitvoering tot facturatie en betaling: jij bewaakt dat dossiers vooruitgaan en niets tussen de mazen van het net valt.
Je draagt daarmee rechtstreeks bij aan kortere doorlooptijden, goed georganiseerde werven, tevreden klanten, snelle facturatie en een laag debiteurenniveau.
