The posting
En tant que chef(fe) de service État civil, vous serez notamment chargé(e) de :
Direction et coordination du service
- Encadrer les agents du service État civil et organiser la répartition des tâches du service (guichet, BAEC et des célébrations de mariage et de noces) ;
- Assurer le guichet en cas d'absence simultanée des autres agents du service ;
- Représenter le service auprès du Collège, du Conseil communal et des instances externes (Parquet, Registre national, autorité centrale BAEC...).
Missions légales et opérationnelles de l'État civil
- Décès et gestion du cimetière : déclarations de décès, concessions, désaffectations, registre des cimetières ;
- Mariages : gestion de l'agenda, vérification des dossiers, assistance à l'officier de l'état civil le jour de la célébration ;
- Mariage de complaisance et reconnaissances douteuses : suivi des procédures Office des Étrangers, Parquet, Tribunal, intéressés ;
- Rédactions délibérations pour le Collège et Conseil communal dans BOS ;
- Noces, jubilés et centenaires : organisation complète des célébrations, de l'invitation à la publication des photos dans le Berchem News ;
- Actes provenant de l'étranger : contrôle de légalisation et analyse de validité ;
- Changements de nom, de sexe ou de prénom : traitement des dossiers et accompagnement des citoyens concernés ;
- Gestion des accès BAEC et légalisation de documents pour les agents et mandataires communaux ;
- Bons de commande, factures entrantes et états de recouvrement liés au service (dans Phénix).
Organisation générale des élections
- Organiser, pour le compte de la commune, les élections communales, régionales, fédérales et européennes : constitution des bureaux de vote (présidents, secrétaires, assesseurs), gestion de la réserve, envoi des convocations, coordination des sites de vote ;
- Assurer le lien avec le bureau électoral principal et le suivi logistique (catering, matériel) des différents sites de vote le jour du scrutin ;
- Anticiper les pics de charge liés aux échéances électorales tout en maintenant la continuité du service à la population.
Autres missions
- Back-up du chef de département pour certains aspects de gestion du personnel (Uniweb, pointages et congés) et pour des dossiers sensibles relevant d'autres services ;
- Agir en tant qu'adjoint(e) du chef de département : à ce titre, être en mesure de prendre, en son absence, des décisions sensibles concernant le département, et d'agir en tandem avec lui sur diverses matières transversales, ainsi que sur la gestion générale des services Population, État civil et Étrangers (à l'exclusion des autres services du DAC).
- Diplôme de master, une expérience préalable en état civil, en droit administratif ou en gestion électorale constitue un atout;
- Bonne connaissance du Code civil, du droit international privé, de la nouvelle loi communale et de la législation électorale, ou volonté de se former rapidement à ces matières ;
- Aisance avec les outils informatiques et logiciels métiers (Saphir, BAEC, Phénix, BOS, Registre national, suite Microsoft 365) ou capacité à les maîtriser rapidement ;
- Sens de l'organisation, rigueur et capacité à gérer des délais légaux stricts et non négociables ;
- Aptitude à l'encadrement d'équipe, sens du service au citoyen et aisance dans la prise de parole (Collège, Conseil, accueil du public) ;
- Capacité à gérer des pics de charge (célébrations, échéances électorales) et à faire preuve de disponibilité en dehors des horaires classiques.
Spécificité du poste
- Célébration de mariages environ un samedi sur trois ;
- Présence physique requise au guichet et lors des célébrations, télétravail non applicable à cette fonction ;
- Charge de travail variable selon le calendrier électoral, avec des pics d'activité lors des scrutins.
- Contrat à durée indéterminée, temps plein (38h/semaine)
- Une rémunération correspondant au barème d'une fonction de niveau A1 dans les administrations locales bruxelloises
- Chèques-repas (8€/jour)
- Un large éventail de formations
- Un accès facile via les transports en commun
- Remboursement des transports en commun (100%)
- Un régime de congés attractif
- Une assurance hospitalisation
Égalité des chances et diversité
L'administration communale de Berchem-Sainte-Agathe attache une grande importance à la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats. Avec la possibilité de travailler au sein d'un environnement où chacun peut s'épanouir pleinement et valoriser au mieux ses talents et compétences. Le service RH veille à une procédure de sélection objective sur base des compétences, quels que soient l'âge, le sexe, l'origine ethnique, le handicap, les convictions religieuses ou l'identité culturelle.
Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l'intégration au sein de l'administration.
