The posting
Dans le cadre du développement de ses activités, IVTM recherche un(e) Gestionnaire administratif(ve) polyvalent(e) F/H/X.
Il s'agit d'un poste administratif polyvalent proposé à temps plein, avec possibilité de temps partiel, et est basé à Bruxelles. Il comprend principalement :
- La facturation et le suivi de différents dossiers, notamment les dossiers judiciaires et liés au parquet ;
- Le soutien aux activités de recouvrement, de contentieux et aux différentes tâches administratives de l'équipe.
La fonction demande une bonne capacité d'organisation et de suivi. Vous serez amené(e) à jongler entre plusieurs dossiers et différentes étapes d'un même processus, tout en veillant à respecter les procédures et à assurer un suivi rigoureux.
Facturation et gestion des dossiers judiciaires / parquet
La fonction comprend notamment :
- Analyser les réquisitoires ;
- Les valider ou demander les corrections nécessaires ;
- Etablir une facture proforma et demander un 'approbation ;
- Suivre et traiter les demandes d' approbations ;
- Préparer et assurer la facturation ;
- Suivre les dossiers jusqu'à leur clôture ;
- Vérifier que rien ne reste bloqué ou oublié dans le processus.
Cette partie du poste nécessite de travailler avec précision, de comprendre les différentes étapes d'un dossier et d'identifier les éventuelles informations manquantes, erreurs ou situations nécessitant une intervention.
Soutien aux activités de recouvrement, contentieux et administratives
Vous apporterez également votre soutien dans différentes tâches liées au recouvrement, au contentieux et à la gestion administrative, notamment :
- Le traitement et le suivi administratif des dossiers ;
- L'encodage et le contrôle des informations ;
- La préparation et le suivi de la facturation ;
- Gestion des contestations de factures ;
- Le suivi des différentes actions à effectuer dans les dossiers ;
- Le traitement de différentes demandes administratives ;
- Le suivi des dossiers jusqu'à leur finalisation ;
- Le soutien administratif aux différentes activités de l'équipe.
La fonction est polyvalente et nécessite de pouvoir passer d'un dossier ou d'une tâche à l'autre tout en conservant une bonne vue d'ensemble.
Nous recherchons une personne disposant d'une expérience professionnelle dans une fonction administrative, cette expérience étant indispensable pour pouvoir évoluer de manière autonome dans la fonction.
Une expérience dans le secteur judiciaire, le contentieux ou le recouvrement constitue un avantage, mais n'est pas indispensable. Les procédures et les spécificités de notre activité pourront être apprises et feront l'objet d'une formation interne.
Nous recherchons avant tout une personne autonome, débrouillarde, organisée et rigoureuse, capable de réfléchir par elle-même et de comprendre rapidement le fonctionnement d'un dossier ou d'un processus.
Vous êtes une personne :
- Autonome et capable de prendre des initiatives ;
- Débrouillarde et orientée vers la recherche de solutions ;
- Rigoureuse et organisée ;
- Minutieuse et attentive aux détails ;
- Consciencieuse et fiable ;
- Dotée d'une bonne logique et d'un bon esprit d'analyse ;
- Capable de comprendre rapidement de nouvelles procédures ;
- À l'aise avec le travail quotidien sur ordinateur ;
- Capable de gérer plusieurs dossiers simultanément ;
- Capable de suivre différentes étapes d'un même processus ;
- Capable d'identifier une erreur, une anomalie ou une information manquante ;
- À l'aise avec les tâches administratives pouvant être répétitives ;
- Capable de travailler de manière autonome tout en collaborant avec l'équipe.
- Un contrat à temps plein à durée indéterminée (possibilité aussi temps partiel) ;
- Une fonction administrative polyvalente et responsabilisante ;
- Une formation interne aux procédures et outils spécifiques à la fonction ;
- Une rémunération en fonction du profil, des compétences et de l'expérience ;
- Une assurance hospitalisation ;
- Une assurance groupe ;
- Un environnement de travail convivial et dynamique ;
- Un lieu de travail situé à Bruxelles, facilement accessible en transports en commun ;
- Une fonction exercée entièrement sur site, sans télétravail.
Aucune voiture de société n'est prévue pour cette fonction.
