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Open nowPosted 30 days ago

Office Manager (m/w/d)

tegosgroup8 open roles

Where
Dortmund
Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

Your applicationOpen nowOffice Manager (m/w/d)tegosgroup · Dortmund

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on tegosgroup's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

The clock on this job

Early applications get read.

7.8% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market.

Share of postings closed within
  1. 1.7%1 day
  2. 3.5%3 days
  3. 7.8%7 days
  4. 14.6%14 days
  5. 34.1%30 days
This job: posted 30 days ago

The posting

Das erwartet dich

Du bist ein echtes Organisationstalent und sorgst gerne dafür, dass im Arbeitsalltag alles rundläuft? Dann bist du bei uns genau richtig.

Als Office Manager (m/w/d) bist du gemeinsam mit deinen Kollegen zentrale Anlaufstelle für unseren Dortmunder Standort. Du hältst organisatorisch die Fäden zusammen, koordinierst interne und externe Ansprechpartner und sorgst dafür, dass unser Office im Alltag zuverlässig funktioniert.

Dabei verbindest du vielseitige Aufgaben mit einer modernen, digitalen Arbeitsweise. Unterschiedliche Systeme, IT-Tools und digitale Anwendungen gehören für dich selbstverständlich zum Arbeitsalltag.

Deine Aufgaben im Überblick:

  • Office- und Standortorganisation: Du koordinierst die organisatorischen Themen rund um unseren Dortmunder Standort, steuerst externe Dienstleister, Handwerksbetriebe sowie Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen und kümmerst dich um den zentralen Postein- und -ausgang. Auch Verbrauchsmaterialien und die Versorgung des Offices behältst du im Blick und sorgst rechtzeitig für Nachschub.
  • Fuhrparkmanagement: Gemeinsam mit deinen Kollegen betreust du unsere Dienstwagenflotte organisatorisch und administrativ. Du behältst Termine und Fristen wie Leasinglaufzeiten, TÜV oder Reifenwechsel zuverlässig im Blick, koordinierst Fahrzeugbestellungen und Auslieferungen und steuerst individuelle Vorgänge rund um die Fahrzeuge, beispielsweise die Abstimmung mit Versicherungen und Werkstätten im Schadenfall.
  • Empfang und Gästemanagement: Du empfängst Kunden, Dienstleister, Bewerber und weitere Gäste persönlich und sorgst für einen professionellen und freundlichen ersten Eindruck.
  • Zentrale Anfragen: Ob per Telefon oder E-Mail, du bist eine erste Anlaufstelle und sorgst dafür, dass Anfragen schnell bei den richtigen Ansprechpartnern landen.
  • Reisen und Events: Du unterstützt bei der Organisation und Buchung von Dienstreisen und wirkst bei der Planung und Organisation unserer Firmenveranstaltungen und internen Events mit.

Diese Skills solltest du mitbringen

Must-haves

  • Berufserfahrung in einer vielseitigen Office-Funktion mit Verantwortung für unterschiedliche administrative und operative Aufgaben
  • Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen, Terminen und Fristen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
  • Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise: Du hast im Blick, was zu tun ist, und sorgst dafür, dass Themen konsequent zu Ende gebracht werden.
  • Hohe Technologie- und Digitalaffinität: Du arbeitest routiniert mit Microsoft 365 und Teams, findest dich schnell in neuen Systemen und IT-Tools zurecht und gehst auch mit KI-Anwendungen selbstverständlich um.
  • Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen
  • Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Kollegen, Gästen und externen Partnern
  • Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Nice-to-have

  • Erfahrung in der administrativen Betreuung eines Fuhrparks
  • Berührungspunkte mit Facility- oder Gebäudemanagement
  • Erfahrung in der Reise- oder Veranstaltungsorganisation

Wir bieten dir

  • Einen vielseitigen Verantwortungsbereich mit viel Eigenständigkeit rund um unseren Dortmunder Standort
  • Zeitgemäßes Arbeiten: Digitale Tools, moderne Technologien und KI-Anwendungen sind bei uns selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags.
  • Klare Teamorganisation: Gemeinsam stellen wir sicher, dass unser Office montags bis donnerstags von 08:00 bis 17:00 Uhr und freitags von 08:00 bis 15:30 Uhr zuverlässig besetzt ist. Beginn und Ende des persönlichen Arbeitstages werden innerhalb des Teams abgestimmt.
  • Mobiles Arbeiten: Nach Abstimmung im Team ist vereinzelt auch mobiles Arbeiten möglich.
  • 30 Urlaubstage sowie zusätzlich frei am 24.12. und 31.12.
  • Firmenfitness, betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen
  • Nachhaltige Mobilität mit (E-)Bike-Leasing und Lademöglichkeiten am Standort
  • Teamspirit durch regelmäßige Firmenevents und einen engen, kollegialen Austausch

Dein Kontakt

Neugierig geworden? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung und darauf, dich kennenzulernen!

tegosgroup // Frau Kirsten Karner // Recruitment // Oslostraße 2, 44269 Dortmund

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What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against tegosgroup's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on tegosgroup's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    tegosgroup's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
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Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

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The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

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By hand5–10
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What if my background isn't good enough?

We make the most of the background you have. The CV uses every piece of relevant proof your profile holds, and one of the 25 readers reads your whole profile and flags what the CV left out.

Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

One job. One CV.
Paid once.

Pick the posting you want. We write for it, apply for you and catch the reply.

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