The posting
Notre client, une entreprise québécoise de renom située au centre-ville de Montréal, est présentement à la recherche d'une adjointe d'expérience afin de soutenir sa Présidente. Relevant directement de la Présidente, l'Adjointe assure un soutien stratégique et administratif de haut niveau dans la gestion de ses activités professionnelles et personnelles. Cette personne joue un rôle clé dans la coordination de l'agenda, des communications, des déplacements et des engagements de représentation, tout en agissant comme point de contact privilégié auprès de divers intervenants internes et externes. Dotée d'un grand sens de la discrétion, de l'organisation et du jugement, elle contribue à la fluidité des opérations du bureau de la présidence en assurant un suivi rigoureux des priorités, des dossiers philanthropiques, des demandes de commandites ainsi que de certaines responsabilités personnelles nécessitant un accompagnement confidentiel et efficace.
VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE À LA PRÉSIDENTE SERA DE:
- Gérer de façon proactive l'agenda de la Présidente en tenant compte des priorités d'affaires, des échéanciers et des enjeux de représentation;
- Planifier, coordonner et optimiser les rencontres, appels, déplacements et engagements externes afin d'assurer une utilisation efficace du temps;
- Agir comme point de contact de confiance entre la Présidente et les membres de la haute direction, les administrateurs, les partenaires externes et les autres interlocuteurs clés;
- Préparer, réviser, mettre en forme et assurer la qualité des communications et des courriels;
- Contribuer à la préparation logistique et documentaire d'événements corporatifs ou d'activités de représentation;
- Organiser les déplacements d'affaires, les réservations, les itinéraires ainsi que les demandes de remboursement ou comptes de dépenses;
- Offrir, au besoin, un soutien discret et professionnel dans la coordination de certaines tâches personnelles de la Présidente, en assurant un traitement confidentiel et efficace.
- Coordonner certains rendez-vous, réservations, suivis logistiques (interaction avec la famille, employés de maison, chauffeur) ou demandes ponctuelles de nature personnelle, selon les priorités établies;
- Maintenir une distinction claire entre les dossiers personnels et professionnels, tout en contribuant à la fluidité globale du soutien offert;
- Assurer la coordination administrative des demandes de dons et de commandites relevant du bureau de la présidence, incluant la réception, l'organisation, le suivi et la préparation des dossiers;
- Contribuer au suivi des approbations, des communications et des échéanciers associés aux engagements philanthropiques ou de représentation;
- Accomplir toute autre tâche connexe permettant d'assurer le bon fonctionnement des opérations.
LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:
- Minimum de dix (10) années d'expérience dans un rôle similaire;
- Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, PowerPoint et Excel;
- Grande aisance dans la préparation de documents exécutifs de haute qualité et dans l'utilisation judicieuse des outils technologiques permettant d'optimiser le soutien administratif;
- Très bonne capacité à intégrer des outils d'intelligence artificielle générative dans les méthodes de travail afin d'accroître l'efficacité, la rapidité d'exécution et la qualité des livrables;
- Très grand sens de l'organisation, de l'anticipation et de la gestion des priorités;
- Capacité à travailler sous pression avec calme, professionnalisme et agilité;
- Excellentes habiletés relationnelles, diplomatie et sens du service;
- Autonomie, débrouillardise, souci du détail et forte orientation vers les solutions.
LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:
- Très bon programme d'avantages sociaux;
- Salaire compétitif + bonus annuel;
- 4 semaines de vacances.
